Rikolto is op zoek naar een energieke en vriendelijke managementassistent die wil doorgroeien in een ondersteunende rol met een grote verscheidenheid aan taken en die geleidelijk aan meer verantwoordelijkheid en autonomie kan opnemen. Ons internationale team kijkt ernaar uit om je te verwelkomen in een warme omgeving. Je kan deze functie op een proactieve manier vormgeven binnen het kader van Personeel & Organisatie (P&O) en algemene administratieve ondersteuning.
Iets voor jou? Stuur dan je motivatiebrief met cv naar jobs.international@rikolto.org. Deadline is 20 mei 2022. Maar wacht niet zo lang. We kijken ernaar uit om je te ontmoeten.
Wie is Rikolto?
Rikolto betekent ‘oogst’ in het Esperanto. Het zegt wat we doen.
Gezonde en duurzame voeding, vandaag en in de toekomst: dat is waar Rikolto (het vroegere Vredeseilanden) voor gaat. Van een eerlijk inkomen voor de boer tot betaalbare, kwaliteitsvolle voeding voor iedereen. We verbinden burgers, boeren, bedrijven, (kennis)instellingen en overheden. Wereldwijd bouwen we samen aan vernieuwende, inspirerende initiatieven die tegemoet komen aan de mondiale uitdagingen rond biodiversiteit, klimaat en ongelijkheid.
Rikolto is een internationale organisatie met meer dan 40 jaar ervaring in de landbouw- en voedingssector. Via 8 regionale kantoren zetten onze teams in 15 landen connecties op tussen boerenorganisaties en spelers in de voedingsketen. We vormen een hecht netwerk van open en competente collega’s die klaar staan om samen te werken met iedereen die vooruit wil.
Waarom bestaat deze functie?
De HR en Management Assistant is onze steun en toeverlaat. Hij of zij zorgt ervoor dat de collega’s zich volledig kunnen focussen op hun werk. Een correcte loonverwerking, de juiste documenten voor een visumaanvraag, een duidelijk rapport van een management meeting, eerste hulp bij computervragen… De HR en Management Assistant organiseert, ondersteunt en vereenvoudigt en dat alles met de glimlach.
Wat zijn de taken die je als HR en Management Assistant zal uitvoeren?
Op het vlak van personeel en organisatie ben je het eerste aanspreekpunt bij praktische vragen.
- Je zorgt voor contracten, verzekeringen, certificaten, alles conform de wetgeving
- Je doet de loonadministratie samen met ons sociaal secretariaat
- De facturen verbindt je aan de juiste budgetten en je staat in nauw contact met de boekhouding
- Je hebt ook interesse voor HR gerelateerde onderwerpen en werkt mee aan de policies die we hierrond maken.
Je geeft algemene ondersteuning aan ons internationaal team
- Je plant meetings, verzamelt agendapunten, maakt verslagen en zorgt dat de communicatie van beslissingen goed gebeurt.
- Je maakt aantrekkelijke presentaties
- 2 à 3 keer per jaar organiseer je een fysieke vergadering of een event, met gasten, reizen, visa, hotelkamers en meeting rooms. Alles erop en eraan. Je maakt hiervoor roadbooks zodat je niet telkens het wiel weer moet uitvinden. Tijdens de meeting ben jij de contactpersoon en de coördinator
- Je klasseert de (digitale) correspondentie goed zodat je gemakkelijk alle documenten terugvindt en kan delen met onze collega’s wereldwijd. Voor de legalisatie van documenten ben je een graag geziene klant bij de notaris, ambassades enz.
Je ben onze praktische ICT-gids
- Je bent het eerste aanspreekpunt bij IT-problemen. Je bent thuis in Office365 en geeft er vlot een woordje uitleg over indien nodig.
- Je beheert ons ICT-park. Dat budget is helemaal jouw verantwoordelijkheid.
- Je ondersteunt onze regionale kantoren bij hun digitalisering. Hiervoor kan je rekenen op collega’s die samen met jou een ICT peergroup vormen.
- Je zorgt ervoor dat we geen domme dingen doen met data en virussen.
Hoe willen graag dat je je doelen bereikt ?
– Teamwork: We werken samen in formele en informele groepen en nemen verantwoordelijkheid voor het teamresultaat. We communiceren op een open en verbindende manier. We ontwikkelen onszelf en anderen door samen te werken.
In deze functie betekent dit samenwerken met heel diverse teams, met de boekhouding, met collega’s in België en in Latijns-Amerika, Afrika of Azië, met het management team, soms in het Nederlands, meestal in het Engels.
– Netwerken: We herkennen kansen en bouwen actief relaties op.
Heel diverse contacten zijn de essentie van deze functie. Het sociaal secretariaat, andere HR-medewerkers, onze collega’s in de regionale kantoren. Door uitwisseling word je sterker, leer je meer.
– Ondernemerschap: Op een creatieve manier nemen we initiatieven om ons eigen werk en de oplossingen die we aandragen te verbeteren.
In deze functie is het een kunst om de beste oplossing te vinden met de minste inspanning. Nieuwe dingen schrikken je niet af. En eens gesetteld, neem je graag onze oude praktijken onder de loepe om te zien of dat ondertussen niet efficiënter kan.
– Klantgerichtheid: Voor onze interne en externe klanten: wij zorgen ervoor dat klanten krijgen wat ze verwachten of zelfs meer. We leveren goede kwaliteit, op een tijdige, flexibele en goed georganiseerde manier. Communicatie is essentieel. Ons doel is om tevreden klanten te hebben.
Dit gaat over afleveren. Goed begrijpen wat je “klanten” willen. Alles doen om daar het juiste antwoord op te vinden. Goed kunnen luisteren is daarvoor heel belangrijk.
– Zelfleiderschap: We zijn ons bewust van onze sterktes en zwaktes en in staat om onszelf te reguleren
Jezelf kennen, weten wat je goed kan en wat minder, open staan om te leren en te groeien. Dat is de spirit die we zoeken.
Context
- lid van het global support team in Leuven
- 80 of 100%
- Contract onbepaalde duur
- Eens per jaar reizen voor een internationale meeting is een van de voordelen van de job
- Een fijn internationaal team
Onze ideale kandidaat…
- Heeft een opleiding in HR management of Office management, of een relevante werkervaring
- Spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels. Een woordje Frans, Spaans of Duits is mooi meegenomen.
- Heeft kennis van arbeidswetgeving
- Heeft aandacht voor details en geen schrik van cijfers of Excel
- Is goed georganiseerd, kent office 365 als geen ander
- Komt afspraken na
- Is discreet, tactvol en integer
- Is positief ingesteld, vriendelijk en legt vlot contact
- Kan autonoom werken, maar houdt ook van de dynamiek van een team
Om te solliciteren op deze vacature stuur je je sollicitatie naar jobs.international@rikolto.org
